调档函：档案迁移的正式文书
一、什么是调档函？
调档函是当毕业生面临升学、就业或档案托管等场景时，档案接收单位向原档案保管单位（如高校）发出的正式函件，用于调取毕业生的学籍档案。它是档案迁移的官方证明文件。
二、调档流程详解
1. 获取调档函：
应届生需要从档案接收单位（如研究生院校、用人单位或人才中心）获取调档函。这份函件需明确注明档案转寄的单位名称、地址及联系方式。如今，部分人才中心甚至支持毕业生通过官网申请，如填写“档案转接业务”后提交审核，即可线上办理。
2. 提交调档函至原存档单位：
获取调档函后，应届生需及时将调档函提交至学校的档案管理部门，例如辅导员或就业指导中心。之后，学校将统一通过机要通道为毕业生邮寄档案。
3. 档案的转递与确认：
学校或原存档单位在收到调档函后的15-30个工作日内，会完成档案的转递工作，并附上回执单。档案到达接收单位后，毕业生可通过电话或官网查询，确认档案已安全到达。
三、注意事项
1. 抬头信息要准确：
应届生的调档函抬头应为毕业院校的名称，而往届生的抬头则为档案存放的单位名称，如人才市场。
2. 材料准备要充分：
提档时，毕业生需携带身份证、报到证原件及复印件；若委托他人办理，还需提供代办人的身份证。
3. 严禁自持档案：
档案不能由个人保管或拆封，否则将视为无效档案。若档案已在个人手中，需联系人才中心进行激活存档。
4. 特殊情况特殊处理：
如跨省调档，需提供目标地人才中心出具的调档函。若放弃升学，需及时通知学校终止调档流程。
四、调档函的模板要素
调档函的内容应包括：毕业生的姓名、身份证号、录取或入职的单位名称；档案转寄的单位名称、地址及联系人信息；以及单位公章（如高校、人才中心或用人单位的章）。
五、常见问题解答
1. 调档函与接收函有什么不同？
调档函是用于档案转移的官方证明文件，而接收函更多的是确认单位同意接收毕业生，但并不涉及档案的转移。
2. 档案的邮寄方式是怎样的？
档案的邮寄只能通过机要通道或EMS进行，严禁个人携带。若需更多协助，可联系毕业院校的档案管理部门或目标接收单位确认细节。
在人生的各个阶段，调档函都扮演着重要的角色。它不仅是档案迁移的凭证，更是毕业生迈向新阶段的助力器。希望每位毕业生都能顺利办理调档手续，开启崭新的生活旅程。
